Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Die Heilpädagogische Kinder- und Jugendhilfe Bayern GmbH (HKJ Bayern GmbH) ist ein privater gemeinnütziger Träger von stationären Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen sowie ambulanten Hilfen im Raum Nordbayern und Nordhessen.

Mit über 40 Jahren Erfahrung in der Kinder- und Jugendhilfe bietet die HKJ Bayern GmbH ein Arbeitsumfeld mit gewachsenen Strukturen, fachlicher Kompetenz und vielen Entwicklungsmöglichkeiten. Für uns steht das familiäre Miteinander für unsere Mitarbeiter*innen und Schützlinge im Vordergrund.

Für unsere Gesamtverwaltung in Bad Windsheim suchen wir ab dem 01.01.2025 eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit 40 Stunden pro Woche.

Aufgabenbeschreibung

• Unterstützung des Managements bei operativen, organisatorischen und konzeptionellen Prozessen
• Koordination des Telefon-, Post- und Mail-Verkehrs, sowie Anfertigung von Gesprächsnotizen
• Erstellung von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgaben der Geschäftsführung und Buchhaltung
• kontinuierliche Beschaffung, Auswertung und Weitergabe von Informationen an die Geschäftsführung
• Empfang und Betreuung von Gästen in der Verwaltung und Repräsentation des Unternehmens
• Entgegennahme und Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen für die Mitarbeitenden des Unternehmens
• Koordination des Personaleinsatzes bei Erkrankungen von Personal und begleitetem Klientel im Rahmen der ambulanten Hilfen in Schulen
• Verwaltung des Büromaterials
• Mitwirkung an kontinuierlichen Verbesserungsprozessen des Unternehmens
• Durchführung von Sonder- und Projektaufgaben außerhalb des Tagesgeschäfts, sowie Mitarbeit in strategischen Projekten
• Archivierung

Voraussetzungen

• qualifizierende Ausbildung in Organisation und Verwaltung oder ein Studium mit entsprechendem Schwerpunkt
• bestenfalls Erfahrung in der Verwaltung und Kinder- und Jugendhilfe
• Fähigkeit und Bereitschaft sich auf mehrere und vielfältige Arbeitsbereiche im Rahmen der Verwaltung und Organisation einzulassen
• Freude am flexiblen, innovativen und teamorientierten Arbeiten

Wir bieten

• Arbeit in einem aufgeschlossenen, engagierten und kompetenten Team
• familiäres Arbeitsklima in einer zukunftsorientierten Institution
• eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Freiraum und der Möglichkeit eigene Talente einzubringen
• Altersvorsorge ohne Eigenbeteiligung
• familienorientierte Zusatzleistungen
• tarifliche Bezahlung nach den AVR Diakonie Bayern