Vorstandsassistenz / Geschäftsstellenmanagement (m/w/d) in Teil- / Vollzeit (30 - 39 h / Woche) zum nächstmöglichen Termin, befristet auf zwei Jahre mit Option auf Übernahme

Hoffnungsorte Hamburg Die Hoffnungsorte Hamburg wurden 1848 in Hamburg als erste Stadtmission Deutschlands auf Anregung des evangelischen Sozialreformers Pastor Johann Hinrich Wichern gegründet. Damals hießen die Einrichtungen Rettungshäuser, heute nennen wir sie Hoffnungsorte. In unseren aktuell elf Einrichtungen und ihren Projekten helfen wir Menschen, die im Leben vieles verloren haben: Arbeit, Wohnung, Geld, Familie und Freund:innen. In schwierigen Lebenslagen unterstützen wir mit dem Nötigsten, schaffen Vertrauen und hören zu, um gemeinsam neue Perspektiven zu schaffen. In der vielseitigen Position Vorstandassistenz / Geschäftsstellenmanagement unterstützen Sie unseren geschäftsführenden Vorstand, die Abläufe in der Geschäftsstelle insgesamt und sind zudem eine wichtige Anlaufstelle für die Einrichtungsleitungen, -mitarbeitenden und Externe. Sie behalten den Überblick, koordinieren Abläufe, schaffen verlässliche Strukturen und sorgen dafür, dass im Arbeitsalltag alles gut ineinandergreift.

Das sind Ihre Aufgaben

Infrastruktur Geschäftsstelle

• Sicherstellung Erreichbarkeit der Geschäftsstelle montags bis freitags (persönlich, telefonisch, per E-Mail und Post)
• Unterstützung des geschäftsführenden Vorstandes in seinem Arbeitsalltag, bspw. bei Terminkoordination und -vorbereitung
• Planung, Koordination und Vorbereitung interner Termine, z.B. monatliche Leitungsrunden, Verwaltungsratssitzungen
• Unterstützung der Geschäftsstellenmitarbeitenden bei ausgewählten Terminen
• Sicherstellung Funktionsfähigkeit der Geschäftsstelle, u.a. Materialprüfung/-bestellung inkl. Inventarlisten/Übersichten, Kommunikation mit Dienstleistern
• Pflege Teams- und Outlook-Strukturen, z.B. Ressourcenkalender, E-Mail-Verteilerlisten
• Physische und digitale Ablage von Geschäftsstellen- und Vorstandsdokumenten
• Zeitlich begrenzte Projekte innerhalb der Geschäftsstelle oder gemeinsam mit unseren Einrichtungen
• Geräte und Inventarverwaltung gemeinsam mit IT-Dienstleister

Schnittstelle und Koordination

• Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsstelle und unseren Einrichtungen
• Koordination der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Partnern, z.B. IT, Telekommunikation, Gebäudemanagement, Versorgung und Infrastruktur
• Überblick über laufende Abstimmungen, interne Kommunikation

Weiterentwicklung Strukturen und Prozesse

• Dokumentation und Weiterentwicklung von Prozessabläufen, Ablage- und Organisationsstrukturen, z.B. Digitalisierungsprozesse, KI-Richtlinien
• Unterstützung beim On- und Offboarding im Austausch mit unserem IT-Dienstleister und den Einrichtungsleitungen, z. B. Mitarbeiterausstattung, digitale Zugänge

Veranstaltungen

• Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitenden-Veranstaltungen
• Planung, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen für Externe nach bestehenden Konzepten gemeinsam mit Öffentlichkeitsarbeit, Fundraising, Einrichtungsleitungen, z.B. Jahresempfang, Einrichtungsjubiläen, Großspender:innentreffen

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung bzw. eine entsprechende Qualifikation
• Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder vergleichbaren Tätigkeiten
• Eine strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook und Teams sowie Interesse an digitalen Arbeitsprozessen und die Bereitschaft, sich in neue Systeme und Themen einzuarbeiten
• Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Freude daran, Strukturen aktiv mitzugestalten
• Verständnis für Büro- und Haustechnik

Das bieten wir

• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zum Deutschlandticket

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit mit organisatorischen, administrativen, digitalen und projektbezogenen Aufgaben und Einblick in die Arbeitsbereiche der Hoffnungsorte Hamburg
• Gestaltungsspielraum für die Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen
• Mitarbeit in einem engagierten, interdisziplinären Team
• Vergütung nach TV KB 7 (nach oben genannter Aufgabenbeschreibung) mit betrieblicher Zusatzversorgung
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Bewerbung

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