Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für unsere Beratungsstelle in Bielefeld-Brackwede

Sie behalten Termine, Unterlagen und organisatorische Aufgaben im Blick – und begegnen Menschen freundlich und mit Einfühlungsvermögen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

In unserer Beratungsstelle in Bielefeld-Brackwede unterstützen Sie das Team im Büroalltag. Für Ratsuchende sind Sie am Telefon und am Empfang eine erste Ansprechperson. Mit Ihrer zugewandten Art sorgen Sie dafür, dass Menschen sich willkommen fühlen – auch dann, wenn sie gerade eine schwierige Zeit erleben.

Die Stelle ist zunächst als Krankheitsvertretung befristet, bietet jedoch die Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung.

Aufgabenbeschreibung

• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
• Telefonische Erreichbarkeit der Beratungsstelle, Annahme und Weiterleitung von Anfragen
• Empfang und erste Orientierung von Ratsuchenden, auch in belastenden Lebenssituationen
• Terminplanung und -koordination
• Vorbereitung und Bearbeitung von Verträgen und weiteren Unterlagen
• Unterstützung bei Arbeitszeitdokumentation und Zeiterfassung
• Führung und Abrechnung der Barkasse sowie einfache vorbereitende Buchhaltung
• Bearbeitung von allgemeinem Schriftverkehr
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Listen und Ablagesystemen
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen
• Mitwirkung bei der Organisation und Gestaltung des Büroalltags

Voraussetzungen

• Freundliches, zugewandtes und verbindliches Auftreten
• Organisationsgeschick und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke, Einfühlungsvermögen und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und ein gutes Gespür für die Bedürfnisse der Kolleg:innen und Ratsuchenden
• Bereitschaft, auch kleinere organisatorische Aufgaben im Haus eigenständig zu übernehmen

Wir bieten

• Attraktive Vergütung: Entgeltgruppe 5 AVR DD: 3.354 - 3.513 € brutto / Monat in Vollzeit (entsprechend der Berufserfahrung). Zusätzlich erhalten Sie einen Kinderzuschlag von 100 € pro Kind und Monat (bezogen auf eine Vollzeitstelle) und eine Jahressonderzahlung. (Stand: 09.26)
• Urlaub und Sonderzahlungen: Freuen Sie sich auf 6 Wochen Urlaub sowie Jahressonderzahlungen im Juni und November.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir denken an Ihre Zukunft und unterstützen Sie mit einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Moderne Arbeitsbedingungen: Moderne technische Geräte erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag.
• Zusatzleistungen: Profitieren Sie von Mitarbeiterrabatten, Bike Leasing und regelmäßigen Mitarbeiterveranstaltungen.
• Einarbeitung und Team: Eine umfassende Einarbeitung und ein herzliches Team sorgen dafür, dass Sie sich von Anfang an wohlfühlen.
• Wertschätzende Unternehmenskultur: Wir legen großen Wert auf einen respektvollen und wertschätzenden Umgang miteinander.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online und nutzen Sie dafür unser Bewerbungsformular.