Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x)

Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und fühlen sich sowohl im persönlichen Kontakt mit Menschen als auch in administrativen Tätigkeiten zuhause? Dann werden Sie Teil unseres Teams im Sekretariat bei der Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Sekretariate bei organisatorischen und verwaltenden Aufgaben und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Der Empfang von Besuchenden und die Telefonzentrale gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben, der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt jedoch in der Mitarbeit im Sekretariat sowie in administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten.

Ihre Aufgaben

• Mitarbeit im Sekretariat und enge Zusammenarbeit mit der Büroleitung sowie den Kolleginnen des Sekretariats
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich Zuordnung, Verteilung und Versand
• Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Bewirtungsmaterialien
• Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Fortbildungs- und Schulungsunterlagen
• Organisation und Koordination administrativer Abläufe
• Prüfung und Bearbeitung von Fahrkostenabrechnungen
• Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchenden
• Annahme, Koordination und Weiterleitung eingehender Telefonate
• Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert
• Idealerweise Erfahrungen im Sekretariat, Empfangsbereich oder in der Verwaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Office 365)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität
• Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben

Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt.

Ihr Plus

• Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT-KF Entgeltgruppe 7) mit Jahressonderzahlung und Zusatzversorgung
• Möglichkeit von in- und externen Fort- und Weiterbildungen
• Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Engagiertes und motiviertes Team, das einander unterstützt
• Möglichkeit zum Leasen eines JobRads

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online und nutzen Sie dafür unser Bewerbungsformular.